• s01.jpg
  • s02.jpg
  • s03.jpg

A hazai, illetve a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően a kongresszusokat, konferenciákat teljes körűen megszervezzük, ami azt jelenti, hogy a rendezvényekkel kapcsolatos valamennyi technikai, infrastrukturális, személyi szervezést, egyeztetést, rendelést elvégzünk és gondoskodunk a zavartalan lebonyolításról.

Ezen feladatok elvégzésével levesszük a megrendelő válláról a rendezvényszervezéssel járó terheket. Ügyfelünk feladata csupán a szakmai program összeállítása, és a velünk való folyamatos egyeztetés, konzultáció.

Számos szállodával, étteremmel, rendezvényteremmel ápolunk régóta fennálló, jó kapcsolatot, melynek következtében igen kedvező árakat érünk el a szolgáltatások területén. Évek óta a legjobb – munkánk során nélkülözhetetlen – szakemberekkel dolgozunk együtt sikeresen (hang-, fény-, számítástechnikus, fotós, videós, dekoratőr, stb.).

 

Rendezvényhelyszín ajánlás, bérlés
A rendezvény létszámának, a felmerülő teremigények és a költségvetés figyelembevételével a legmegfelelőbb helyszín kiválasztása.


Szállásfoglalás, szállás biztosítása a résztvevők számára
Megfelelő mennyiségű és minőségű szoba lefoglalása, különböző árkategóriákban, a vendégek igényének megfelelően.
Folyamatos kapcsolattartás a szállodákkal.


A vendégek közlekedésének, szállításának megszervezése, transzferálás
VIP vendégek kiemelt kezelése.


Regisztráció teljes körű lebonyolítás
Cégünk saját fejlesztésű, minden igényt kielégítő on-line regisztrációs rendszere nagyban megkönnyíti és leegyszerűsíti a résztvevők jelentkezését és szállásfoglalását. A bejelentkezett vendégeknek részletes visszaigazolást küldünk a megrendelt szolgáltatásokról és folyamatosan tartjuk velük a kapcsolatot. Naprakészen vezetjük a résztvevők regisztrációját, a nyilvántartásokat és igény szerint aktuális regisztrációs listát adunk a megrendelőnek. Természetesen honlapunkról a papír alapú jelentkezési lap is letölthető és faxon, postai úton vagy e-mail-en elküldhető irodánknak.

 

Vállaljuk a badge (névkitűző) megtervezését, elkészítését
A kongresszus ideje alatt regisztrációs irodát működtetünk a helyszínen. A regisztrációnál a résztvevők bizalommal fordulhatnak munkatársainkhoz, ha a rendezvénnyel kapcsolatosan bármilyen kérdésük felmerülne.


Absztraktok, előadás anyagok on-line módon való beküldése

Cégünk a szakmai program elkészítésében is nagy segítséget tud nyújtani a megrendelőnek azzal, hogy az előadások anyaga is beküldhető on-line módon irodánknak. Ezután cégünk rendszerezi, előkészíti a programfüzet szakmai anyagát.


A rendezvény nyomdai anyagainak elkészítése
Meghívók, jelentkezési lapok, programfüzet, absztrakt gyűjtemény és egyéb anyagok
A szükséges egyéb anyagok, kellékek (pl. kongresszusi táska, toll, jegyzetfüzet) beszerzése,
szükség esetén címkézése, nyomása.


Catering (étkezés) megrendelése
A megrendelő igényének és a kongresszus költségvetésnek megfelelő színvonalú étkezést biztosítunk a résztvevőknek, különböző helyszínekre kitelepülve is.
Partnereink a magyar és nemzetközi konyha különlegességeit felvonultatva, magas színvonalú kiszolgálással, terítékkel nyújtanak maradandó gasztronómiai élményt.

 

A rendezvényhez kapcsolódó szakkiállítások, szimpóziumok, szakmai bemutatók megrendezése
Felvesszük és folyamatosan tartjuk a kapcsolatot a kiállító cégekkel, igény szerint installációt biztosításunk a részükre.

 

Gondoskodunk a konferencia technikai hátteréről
Projektorok, laptopok, hangosítás, fénytechnika, stb.
Esti kulturális, szórakoztató programok megszervezése.

 

Nyitó fogadás, zenés-, táncos bankett vacsorák, tematikus és szórakoztató programok
Fakultatív programok szervezése
Városnézés, hölgyprogram, múzeum és egyéb belépők biztosítása.


A rendezvény pénzügyeinek teljes körű lebonyolítása
Elkészítjük a kongresszus költségvetését, és azt a jelentkezők számának figyelembe vételével, a költségek alakulásával folyamatosan naprakész állapotban tartjuk. A jelentősebb változásokról a Megrendelőt azonnal tájékoztatjuk.

Elkészítjük a számlákat, kezeljük a konferenciára befolyó pénzösszegeket, pénzügyi fedezetet biztosítunk a kongresszus lebonyolítására, a rendezvény lezárásakor végelszámolást, igény szerint statisztikákat készítünk.


Dekoráció
A rendezvény szakmai programjának kongresszusi termétől, az esti programok helyszínéig a kongresszust szervező Tudományos Társaság színeivel összhangban, motívumok felhasználásával tesszük barátságosabbá, hangulatosabbá a helyszíneket, melyek visszaköszönnek mind a terítésben, színpad és térbeli dekorálásban, székek szoknyázásában.
Sajtótájékoztató megszervezése.

 

A kongresszus honlapjának elkészítése, folyamatos karbantartása és frissítése

 

Pre-, és post kongresszusok szervezése


Tolmács, szinkrontolmács, tolmácsberendezés biztosítása


A rendezvény archiválása(előadások, hang-, és videó felvételek, rendezvényfotózás)


Megfelelő felkészültségű személyzet, hostessek biztosítása


Cégünk képviselőinek állandó jelenléte a rendezvényen


Minden egyéb feladat, kérés, a megrendelő igényének, kérésének, elvárásának megfelelően